Бухгалтерский аутсорсинг: преимущества, недостатки, рекомендации

Понятие и значение бухгалтерского аутсорсинга

Бухгалтерский аутсорсинг очень популярен в РФ, многие предприятия пользуются данной услугой. В большей мере к этому компании подталкивает государство – жесткие требования и ответственность за даже маленькие нарушения. Однако не все предприятия решаются отдать свой бухгалтерский учет сторонней компании.

Понятие аутсорсинг бухучета используется среди предпринимателей уже последние 10 лет. Аутсорсинг – сложный вид улучшения работы в компании. От классических задач внештатного бухгалтера аутсорсинг отличается тем, что предприятие-подрядчик включает во все свои бизнес-процессы заказчика. Можно сказать, что создается полноценное подразделение компании, которое считается юридическим лицом. Отдельно создавать такую группу не нужно. Плюсы работы компании перед нанятыми бухгалтерами видны сразу. Ресурсы у предприятия намного больше, чем у одного бухгалтера, даже если он профессионал. Преимущества работы с компанией аутсорсинга – соблюдаются все стандарты, каждый день сопровождается работа компании-заказчика, осуществляется консультирование и выстраивание отношений с налоговыми службами.

Основные причины для перехода на аутсорсинг

Многие хотят попробовать услуги такой компании только по одной главной причине – экономии денег. Однако это не единый повод. Для небольшой компании содержать подразделение по аутсорсингу очень дорого. Но есть и преимущества работы таким образом.

Основные плюсы работы:

• высокое качество финансовой отчетности;
• улучшение и структурирование многих бизнес-процессов, компания-заказчик может сосредоточиться на маркетинге и развитии;
• уменьшение рисков, которые ведут к санкциям или останавливают деятельность компании;
• экономия денежных средств на расходах по аренде офиса и зарплате.

Сотрудничество между компанией-заказчиком и аутсорсинговым подразделением должно подтверждаться договором.

В РФ данное направление развивается, и по статистике, ежегодно количество предприятий, которые воспользовались услугами по ведению отчетов, увеличивается на 5-10%.

Основные рекомендации по выбору компании для ведения бухучета на аутсорсинге:

1. Важность перехода на такой режим работы. Руководитель предприятия обязан тщательно проанализировать работу собственной бухгалтерии. Сравнить стоимость подготовки отчетов самостоятельно и сдачи отчётности на аутсорсинге. Если собственная бухгалтерия не справляется с обязанностями, да и затраты на выплату налогов и штрафов велики, то лучше нанять специалистов из сторонней компании.
2. При выборе компании-подрядчика изучите всех его заказчиков, и посмотрите, как долго они работают. Длительные отношения показывают, что исполнитель – ответственный и профессиональный.
3. Обязательно наличие страховки. Это защитит заказчика от финансовых штрафов из налоговой.
4. Подрядчик, работающий на рынке много лет более ответственен и надежен. Выбирайте компании с опытными сотрудниками.
5. Отзывы других заказчиков. Пообщайтесь с теми, кто работал с выбранной вами компанией. Они смогут дать объективную оценку.
6. Попросите в компании первичный договор с аутсорсером, тщательно с ним ознакомьтесь. Можете предложить включить в него пункты, которых нет. Они должны помочь избежать споров с подрядчиком. Также запросите документы, подтверждающие квалификацию бухгалтеров в данной сфере.
7. Лояльная система ценообразования. Обсудите все цены, методы расчета, скидки и т.д.
8. Изучите запреты, уточните, какие компании не берутся на обслуживание.

Плюсы и минусы вывода бухгалтерского учета на аутсорсинг

Явные преимущества:

• экономия времени на сложных бизнес-процессах;
• высокое качество учета;
• снижение затрат на аренду офиса, покупку специальных программ, обучение персонала и т.д.;
• отсутствие штрафов и судебных споров;
• ответственность за бухучет несет именно компания-подрядчик;
• уменьшение риска утечки важных данных.

Недостатки:

• трудности с вовлеченностью в бизнес-процессы из-за автономности подразделения;
• трата времени на поиск хорошей компании;
• сложность в оценке объема работы для длительного сотрудничества;
• неотработанная законодательная системы по регулированию данной сферы;
• чужой компании трудно учитывать особенности отношений заказчика с инвесторами.

Основные функции аутсорсинга бухгалтерских услуг

Подписав договор с компанией, оказывающей бухгалтерские услуги, вы можете рассчитывать на полное обслуживание вашего предприятия в сфере бухгалтерского учета.

Основные характеристики компании-подрядчика:

1. Группирование документооборота бухгалтерии. Работа со счетами-фактурами, выписками из банков, актами и т.д. Грамотное хранение документов и их составление – самая важная функция аутсорсинга. Это помогает минимизировать количество проверок.
2. Анализ и автоматизация финансовой информации. Компания-подрядчик отвечает за формирование таблиц, в которые вносятся и проверяются операционные данные. Задача подразделения – добиться отлаженной автоматизации базы, чтобы работа с документами не вызывала сложностей. Используются специальные программы, отчеты обновляют сразу после внесения изменений в законодательство.
3. Защита данных. Неразглашение информации – обязательное условие при заключении договора и работы. Помимо аутсорсинговой компании запросить документы может лишь налоговая служба специальные проверяющие органы.
4. Заполнение бухотчетности и отправка их в налоговую службу. Налоговая служба не будет выдвигать вам претензии за срыв времени подачи документов.
5. Полный контроль за работой сотрудников в бухгалтерском подразделении.

Ложные предположения об аутсорсинге бухгалтерского учета

Аутсорсинг пользуются большим спросом у предприятий, но, несмотря на это, данная сфера чужда предпринимателям. Заблуждения отталкивают компании, формируют ошибочное мнение.

Основные заблуждения:

1. Опасность утечки конфиденциальной информации. Опасность того, что о закрытых данных узнают другие компании, очень мала. Каждая компания, заботящаяся о своей репутации, такого не допустит. Такой поступок будет стоить ей клиентов, а это значительный убыток. Также многие компании страхуют себя во время заключения договора, и если компания нанесет репутационный ущерб подрядчику, придется заплатить. А вот наказать бухгалтера-фрилансера гораздо сложнее. Даже если и можно будет доказать его вину, заставить заплатить – невозможно. Если выбрать партнера с умом, то риск утечки информации исключается на 99,9%. А, чтобы выбрать грамотно компанию по предоставлению бухгалтерского аутсорсинга, необходимо:

• • изучить нормативно правовую базу исполнителя, касающуюся неразглашения информации;
  • добавить пункт в договор о неразглашении данных, а также выплате компенсации.

2. Несовершенство законодательства в аутсорсинге. Даже в ОКВЭД нет формулировки аутсорсинга, отношения между подрядчиком и заказчиком оформляются в виде договора. Чтобы избежать рисков, нужно в договоре прописать все задачи, условия и цели сотрудничества, описать процедуру деятельности, создать организационные регламенты.
3. Малый профессионализм при аутсорсинге бухгалтерского учета. Консалтинговые и юридические фирмы долгое время доминировали на рынке услуг, а вот бухгалтерское сопровождение было дополнительной услугой, а не основной. Такое слабое погружение в бухгалтерский учет порождало низкое качество. Негативный имидж также добавили частные бухгалтера, профессионализм которых подтвердить сложно. Чтобы избежать рисков, нужно обратить внимание на имидж компании. Как долго она работает? Кто ее заказчики? Какие услуги они предоставляют? Изучить отзывы. На рынке есть компании, бухгалтера в которых работают уже много лет, и их мнению доверяют по всей России. При подписании договора пропишите дополнительный пункт, указав в нем обязанности и ответственность за их невыполнение.

Компания «Конфиденс Код» уже более 15-ти лет оказывает бухгалтерские услуги в Москве и Московской области. И неслучайно: финансовая отчетность и налоговая определяют не только отношение к вашей фирме контролирующих органов, но и то, насколько организацией будет легко управлять. Обращение к профессионалам – лучшая защита от потенциальных проблем в данной сфере.